Betalt artikel

Nye lovkrav om tidsregistrering: Hvad skal virksomheder være klar til?

En række nye tidsregistrering lovkrav er trådt i kraft per 2. juli 2024 og påvirker stort set alle danske virksomheder. Kravene er blevet indført for at sikre bedre overholdelse af arbejdstidsregler og forbedre medarbejdernes arbejdsvilkår. Læs videre og få svar på, hvad du skal vide om de nye regler for tidsregistrering. Hvem skal stille et tidsregistreringssystem til rådighed? Med ganske få undtagelser skal alle virksomheder have et tidsregistreringssystem. Uanset selskabsform, størrelse eller antal ansatte. Det gælder altså også for små virksomheder med få ansatte, private fonde og foreninger med lønnede medarbejdere.

Hvilke medarbejdere skal registrere arbejdstid?

Alle lønmodtagere i virksomheden skal registrere deres arbejdstid. Normalt er en administrerende direktør ikke betragtet som lønmodtager og er derfor ikke omfattet af loven. Men generelt skal alle lønmodtagere registrere deres arbejdstid, herunder deltidsansatte, flexjobbere og unge arbejdstagere. Selv medarbejdere, der kun arbejder 2 timer om ugen, skal registrere deres arbejdstid. Der er dog undtagelser for visse lønmodtagere, f.eks. de, der er kendt som "selvtilrettelæggere".

Skal systemet være digitalt for at overholde tidsregistrering lovkrav?

Nej, virksomhederne har frihed til at vælge, hvilket system de ønsker til tidsregistrering. Det valgte system skal dog kunne måle den samlede daglige arbejdstid og, som det fremgår af loven, være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Medarbejderne skal kunne tilgå deres oplysninger i mindst 5 år samt en referenceperiode.

Hvad skal registreres i systemet?

Medarbejderen skal registrere den samlede daglige arbejdstid, det vil sige det totale antal arbejdstimer per dag. Loven kræver ikke, at arbejdstimerne specificeres med præcise tidsrum, men den faktiske arbejdstid på dagen skal registreres. Hvis en medarbejder for eksempel arbejder 7,5 timer inden for normal arbejdstid og derefter yderligere 1 time om aftenen hjemme, skal medarbejderen registrere 8,5 timer for den dag.

Hvem skal lave registreringen og hvor ofte skal den foretages?

Det er medarbejderens ansvar at registrere arbejdstiden. Loven specificerer ikke, hvor ofte registreringen skal foretages. Det kan ske dagligt eller efter en tidsplan, der passer til virksomheden. Det er dog vigtigt, at registreringen sker rettidigt og pålideligt, så det kan være en god idé at lave en politik, der sikrer, at medarbejderen registrerer arbejdstiden mens den stadig er i frisk erindring.

Hvem kan undtages fra registreringspligten?

"Selvtilrettelæggere" kan undtages fra registreringspligten. En selvtilrettelægger er en lønmodtager, der selv planlægger sin arbejdstid, eller hvor arbejdstiden ikke kan måles eller fastsættes på forhånd. Disse medarbejdere er også undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletidsreglerne. Det er dog sandsynligt, at det kun er få, hvis nogen, der vil falde ind under denne undtagelse. Loven stammer fra EU, og Europakommissionens fortolkningsmeddelelse nævner, at visse højtstående ledere, hvis arbejdstid ikke måles eller fastsættes på forhånd, kan være undtaget, da de har frihed til at bestemme deres egen tidsplan. Denne undtagelse er meget snæver og vil kræve en konkret vurdering for at afgøre, om en medarbejder er en "selvtilrettelægger". Hvis en medarbejder undtages fra registreringspligten, skal dette fremgå af ansættelseskontrakten.

Er der sanktioner for virksomheder, der ikke overholder loven?

Manglende overholdelse af kravene om tidsregistrering kan medføre forskellige sanktioner for virksomheden. Disse kan variere. Ved mindre alvorlige overtrædelser kan virksomheden modtage en advarsel eller påbud om at rette fejlene inden for en given frist. I tilfælde af mere grove overtrædelser kan virksomheden blive pålagt at betale en bøde.